Les archives virtuelles : Quid?

Par le souci d’accéder facilement aux archives ; de longtemps conserver les archives et de libérer certains espaces pour d’autres fins. Les archivent sont désormais conservées dans des mémoires virtuelles. Elles sont connues par le nom des archives virtuelles. La production paperassière croit de façon exponentielle dans les bureaux, grâce au progrès de nouvelles technologies de pointe qui permettent de combiner divers supports. Les institutions sont confrontées au problème d’espace, fournitures et d’équipement de stockage de la masse documentaire rendant ainsi difficile le repérage de l’information nécessaire à la conduite des activités quotidiennes et à la prise des décisions éclairées. Grâce l’arrivée de l’Internet, le monde est devenu de plus en plus petit parce que la communication est devenue facile et rapide. Tout le monde peut se communiquer là où il souhaite à condition qu’il soit connecté à un réseau de communication. C’est pour cette raison, que certaines grandes salles de lecture menacent de disparaître faute de lecteurs physiques et on préfère réserver un petit espace pour les services de documentation ou un service d’archives. Cela est dû à la naissance de «mémoire virtuelle» et « espace virtuel». Qu’est-ce que le «virtuel»? Le dictionnaire Le Robert définit le mot virtuel, comme étant une «puissance, qui est à l’état de simple possibilité ou un réelintentionnellement possible, un réel immatériel». It/ Les archives virtuelles Existe-t-il des archives virtuelles? La recette pour une augmentation de l’efficacité des archives consiste, globalement en un engagement accru de ressources limitées et en un effort pour exploiter les synergies existantes de façon plus ciblée. Les archives virtuelles ne sont qu’une mémoire collective numérisée et communiquent à l’aide d’appareils électroniques (ordinateurs). Cette mémoire est mise en réseaux. Le terme «archives virtuelles» offre dans ce cadre deux modèles opposés : -les archives renoncent à prendre en charge physiquement les documents électroniques ; elles obligent, en revanche, les propriétaires de systèmes à les conserver durant tout leur cycle de vie. Du côté des archives, la tâche demeure de fixer la durée du cycle de vie des documents et d’assurer un libre accès aux archives. Plusieurs archives regroupent, dans des domaines particuliers, leurs moyens ou leurs connaissances (par exemple des lieux de stockage, des supports de données, des centres de numérisation, l’administration de serveurs ou de banques de données, la conversion de données, la migration des données, etc.) ou confient ce soin à des partenaires spécialisés. La responsabilité sur les documents électroniques concernés (y compris les instruments de recherche) reste cependant du ressort des archives. Quels sont les avantages de virtualiser les archives? La mise en ligne des archives ou la virtualité des archives les a comme avantage facilitation d’accéder aux archives et la libération de l’espace du bâtiment dans lequel les archives sont conservées. Et aussi, permet l’archiviste de conserver longtemps ses archives avec les nouveaux supports. Les archives virtuelles sont peut être communiquée dans le cadre de l'intranet(est un réseau informatique utilisé à l'intérieur d'une entreprise ou de toute autre entité organisationnelle utilisant les techniques de communication d'Internet (IP, serveurs http)). Dans les grandes entreprises, l'intranet fait l'objet d'une gouvernance particulière en raison de sa pénétration dans l'ensemble des rouages des organisations. Les grands chantiers de l'intranetisation des archives des entreprises sont : l'accessibilité des contenus et services ; l'intégration des ressources ; et la rationalisation des infrastructures. Sauf dans le cadre des archives historiques que les archives sont mises en ligne. Mais les archives sont mises en ligne surtout dans le cadre des affaires ou sécurité. Dans ce cadre on utilise le site web l'Extranet dans laquelle une organisation structure le réseau pour s'interconnecter avec ses partenaires commerciaux ou ses parties prenantes. Un réseau extranet est un réseau du type Internet (donc essentiellement basé sur le protocole IP) dont la liste de sécurité est externalisée c'est-à-dire gérée par un organisme ou une entité externe aux utilisateurs. Refuser depuis longtemps par les archivistes en raison de confidentialité des archives, le guide du Cia (Conseil international des archives) présente ce point de vue avec insistance : «Lorsqu’ils sont confrontés aux défis et aux opportunités que présentent les documents électroniques, les archivistes doivent comprendre qu’il ne s’agit plus d’évoluer mais de changer radicalement. Changement visant à acquérir une vision d’ensemble plus large. Changement en matière de formation et d’expertise, et changement quant aux tâches et aux rôles». Quatre redéfinitions des rôles sont présentées ci-dessous de façon schématique. Celles-ci sont caractérisées par les mots de «concentration», «proximité de la clientèle», «contrôle intellectuel» et «héritage culturel». Malgré ce changement, le cycle de vie d’un document d’archives et la période de communicabilité ne changent pas. It/ Les trois le cycle de la vie des archives Les archives du 1er «âge» Dans cet âge, les archives sont à leur période de la vie courante ou d’activité, c’est-à-dire que pendant cette étape, les archives sont encore d’utilité courante dans l’administration, et par conséquent, elles servent à la justification et gardent encore leur valeur primaire. Les archives du 2ème âge Cette période intermédiaire des documents d’archives est qualifiée de semi-active parce que pendant cette étape, les documents d’archives sont, soit gardés dans un bureau annexe ou transférés au dépôt de préarchivage. Pour les archives de cet âge, elles ont un degré de fréquentabilité ou faible. Elles ne sont pas pour les usagers externes. Les archives du 3ème âge C’est dans cette phase finale que les documents prennent véritablement le nom de documents d’archives parce qu’elles cessent d’être exploitées administrativement par les administrations et acquièrent, alors, une valeur de recherche. Par conséquent, elles amorcent leur phase historique et sont traitées maintenant comme archives historiques et prêtes pour la recherche et l’administration et de sa paternité à la collectivité. Ainsi, ces documents d’archives deviennent propriété de la collectivité ou de l’Etat et sont dès lors classés aux Archives nationales pour raison de recherche. Il convient de rappeler que la mémoire virtuelle est un système de stockage et diffusion fait à l’aide de l’ordinateur. Il y a l’existence de banque de données et la base de données. Tandis que l’espace virtuel n’a jamais existé mais il est celui où est placé l’ordinateur de banque de données. Ce qui fait que le documentaliste ne peut parfois pas recevoir plus de quatre usagers à la fois pour la consultation. Celle à domicile commence à prendre l’ampleur devant celle sur place. Ce cas est plus utilisé dans le centre ou service de documentation et non dans des bibliothèques. Dans les centres de documentations leur fonds documentaire (périodiques ou publications en série). Avec le virtuel, les technologies d’information, on passe d’une gestion d’objets stockés (livres, périodiques...) à une gestion de flux d’informations. Le paysage est celui du bruit (documentaire) et du sens ; de nouvelles pratiques professionnelles se développent en raison des débordements informationnels. It/ Nouveau métier des archivistes et documentalistes Cyberthécaire (chargé de recherches d’information et documentation spécialisée dans les sources disponibles sur Internet) : un renouveau de métiers des bibliothèques et de la documentation. « La notion même de cybérothécaire (cyberthécaire) mérite qu’on s’y attarde. Il va évoluer dans un environnement électronique, technologique. C’est cet aspect physique d’un nouvel espace immatériel qui dérange… Facette de relations publiques, le cyberthécaire devra trouver les informations les plus pertinentes, les plus fiables ; il devra savoir évaluer la qualité des informations. Sa fonction de filtre, d’intermédiaire, de médiateur intellectuel sera essentielle. Dans le fonctionnement des organismes, le documentaliste ou le cyberthécaire assure l’échange d’information entre son pays et le siège de son Institution. Il se pose aujourd’hui un grand problème, c’est celui de la définition des prestations des services des clients. Les archives sont également sollicitées de manière pressante afin que leurs activités se fondent si possible, sur les besoins réels de la population. Ici, la période de communicabilité est déterminée d’un pays à un autre et d’une entreprise à une autre. It/Rôle des archives virtuelles dans une organisation Dans le cadre des organismes et entreprises, le fait de mettre en mémoire numérique son fonds documentaire ou archivistique, aide l’organisme ou l’entreprise à se retrouver lors d’une recherche. Et libère l’espace, car tout est numérisé. Malgré cette numérisation, les archives dans une entreprise ne peuvent pas être mises en réseaux et tout le personnel n’a pas droit d’être en contact direct avec les archives. La destruction ou élimination doit tenir compte des lois des archives nationales, sinon la maison elle même peut élaborer son calendrier de conservation et élimination de documents. Il convient d’ajouter que dans les médias, les archives virtuelles ont une grande importance dans le fonctionnement de la presse en ligne. Car elles permettent de retrouver certaines matières déjà publiées. Cela peut se faire s’il existe une base de données. Pour la presse elle- même, les archives virtuelles ont double utilité. Primo, «elles permettent aux journalistes de rechercher des articles de leur propre publication à partir de sa version en ligne plutôt que dans les archives papier du journal, qui si elles existent-sont plus coûteuses à entretenir et sont d’un accès beaucoup moins rapide. » Secundo, elles permettent aussi aux journaux d’augmenter leur chiffre d’affaires, en faisant payer les internautes qui souhaitent accéder à leurs archives surtout que la lecture de la presse est gratuite. Pour parvenir à numériser un service de documentation ou un service d’archives, il faut avoir un scanner numérique, un appareil de photos numérique et un ordinateur. Bien que ce soit facile pour numériser mais ce service doit se doter une banque de donnée et base de donnée. Delphin Bateko Moyikoli 00243 812237393