Communication des Organisations à travers le Service d’Archives et le Centre de Documentation ou le Centre d’Information

Par

Bob Bobutaka Bateko, Professeur à l’Institut Supérieur de Statistique de Kinshasa et à l’Université de Kinshasa

E-mail : bobbobutaka@yahoo.fr

Introduction

La communication des organisations, comme une thématique dans le champ communicologique, est aussi un cadre de réflexion interdisciplinaire. En effet, nous avons jugé utile d’établir la corrélation entre la Communication des Organisation et la Bibliologie, à travers ses deux institutions documentaires, à savoir : le service d’archives et le centre de documentation.

L’invention de l’écriture est un moment important qui a favorisé le changement radical du paradigme civilisationnel. De l’oralité, l’humanité est passée à l’écriture. Ce passage n’a jamais été sans heurt ; en fait, la dualité entre l’oralité et l’écriture ne datepas d’aujourd’hui. Les paroles s'envolent, les écrits restent, telle est la traduction française de cette expression latine d'Horace : Verba volant, scripta manent. On l'utilisait pendant l'Antiquité pour inciter le peuple à prendre l’habitude de retranscrire les connaissances à l'écrit dans le but de garantir la transmission des savoirs. Cette incitation se justifie par le devoir de mémoire ; car il est évident que les écrits laissent des traces comme preuves ; mais les paroles tombent souvent dans l’oubli. En outre, l’écriture est le cadre de validation de l’histoire et de la fin de la préhistoire ; c’est pourquoi on dit que l’Histoire est la fille des archives.

L’écrit a tellement été socialisé que les études sur son questionnement épistémologique ne préoccupaient pas les scientifiques. Il a fallu attendre les précieux travaux sur la bibliographie dans la sphère religieuse catholique. A ce propos, Louise-Noëlle Malclès révèle la primauté de la bibliographie comme discipline de l’écrit en ces termes : « Le médecin grec  Galien, en écrivant au II^e siècle la publication intitulée :De librispropriis donnait la première expression de l'idée bibliographique qui équivaut à liste d’œuvres (...). Les hommes instruits qui se préoccupent, au XV^e siècle, de rassembler les titres de livres nouvellement imprimés suivent d'abord la tradition. Le premier d'entre eux est un abbé du monastère des Bénédictins de Spannheim, en Prusse, Johann Tritheim, dont le Liber de scriptoribusecclesiasticis paraît à Bâle en 1494 »[1].

1. 1.   La communication des organisations

La communication des organisations appelée aussi communication organisationnelle ou communication des entreprises est l'étude de la communication subordonnée à l'action organisée. C'est aussi l'ensemble des moyens de communication mis en œuvre pour la réalisation d'une tâche organisée.

Le Français Henri Fayol, dans sa publication intitulée : Administration industrielle et générale en 1916, a mis l’accent sur la nécessité d'organiser à l'intérieur des entreprises une circulation d'informations à double sens entre les dirigeants et les exécutants. Lors de la clôture du Congrès international des mines et de la métallurgie, le 23 juin 1900, il développa une image organique des communications dans l'entreprise en ces termes : « En général, cependant, le renseignement, l’information qui vient d’un agent en contact avec le monde extérieur ou avec un autre agent de l’entreprise va jusqu’à la direction qui examine, décide et donne un ordre, lequel, par un chemin inverse, arrive aux agents d’exécution. Tel est le fonctionnement du service administratif ; tous les agents y participent plus ou moins »^[2].

En tant que champ d'étude en sciences sociales, la communication organisationnelle est ancrée dans l'histoire du management. Aux États-Unis, on insiste sur le caractère inaugural des travaux du prix Nobel Herbert Simon qui, en 1947, attira l'attention, dans son livre intitulé :Administrative Behavior, sur les systèmes de communication des organisations en notant que la communication est absolument essentielle aux organisations.

Après l'utilisation courante, dans les années 1980 et 1990, de l'expression Communication des organisations, le recours à l'expression Communication organisationnelle a eu l’avantage d'éviter de s'en tenir à la centralité de l'organisation produisant et maîtrisant ses communications.Déjà en 1996, Robert Estivals, alors professeur à l’Université Michel de Montaigne à Bordeaux III, a publié La Communication fonctionnelle dans l’entreprise. Dans cette réflexion, il soulève le problème de la communication dans l’entreprise en ces termes : « elle concerne l’ensemble (…) des messages oraux, écrits et graphiques qui circulent dans l’entreprise et qui ont pour finalité son activité. (…) Améliorer la communication dans l’entreprise, entre les hommes, c’est vouloir rendre plus performante l’activité économique par la prise en compte et, si possible, l’automatisation des méthodes préalablement mises au point »[3].

Parmi les modèles de communication envisageables, nous avons retenu (1) La communication verticale ascendante qui permet de transmettre l’information d’un palier hiérarchique inférieur vers un palier supérieur ; (2) La communication verticale descendante caractérisée par un passage de celle-ci d’un niveau hiérarchique supérieur vers un niveau inférieur. Son objectif consiste à faciliter la tâche pour la coordination des différents paliers hiérarchiques ; (3) La communication horizontale qui représente une communication inter- ou intra-départementale correspondant à un même palier hiérarchique ; elle est importante ; car elle permet de transmettre des informations visant à résoudre les problèmes communs ; (4) La communication en diagonale concerne les individus travaillant dans des départements différents et n'occupant pas le même niveau hiérarchique. Par exemple, un représentant commercial s'entretient avec le directeur du crédit au sujet de la situation d'un client.

1. 2.   La communication des entreprises  et la communication des organisations

Il y a une catégorie d’auteurs exploitant ce champ de la communicologie qui notent que la communication des organisations est aussi appelée la communication des entreprises. Un autre groupe soutient que la communication des organisations est différente de la communication des entreprises.

Nous nous positions par rapport à la seconde approche explicative surtout grâce à notre expérience dans les organismes internationaux. En fait, une entreprise est davantage considérée comme une entité généralement économique qui génère des recettes pour ainsi assurer sa survie entrepreneuriale, alors que une organisation est plus dans une logique institutionnelle, voire des structures mondiales, régionales, sous régionales, etc. Dans ce lot, on peut noter les organisations du système des Nations-Unies, les agences de l’Union Européenne, l’Union Africaine, etc. celles-ci ne visent pas vraiment les bénéfices, mais leurs actions concourent au développement humain, le développement durable, le développement désirable, etc.

« Dans une stratégie de communication des entreprises, la communication publicitaire doit participer activement à accroître le chiffre d’affaires de l’entreprise, alors que dans une stratégie de la communication des organisations, comme à la Banque mondiale, au Pnud, au Haut-Commissariat des Nations-Unies aux Droits de l’Homme, à la Mission de paix des Nations-Unies en République Démocratique du Congo, etc., la communication publicitaire vise essentiellement le renforcement de la visibilité sociale de l’organisme »[4].

1. 3.   La connaissance de l’entreprise

Une entreprise est une unité institutionnelle ayant un projet dont le but est de produire et de fournir des biens ou des services destinés à un ensemble de clients. La taxinomie de l’entreprise est celle qui met en exergue l’entreprise politique, l’entreprise économique, l’entreprise culturelle et l’entreprise sociale. L’entreprise constitue le contexte d’application de la communication des organisations.

En France, l’Institut National de la Statistique et des Etudes Economiquesla définit comme étant « (…) la plus petite combinaison d'unités légales qui constitue une unité organisationnelle de production de biens et de services jouissant d'une certaine autonomie de décision, notamment pour l'affectation de ses ressources courantes » [5].

Dans ce contexte précis, nous définissons l’entreprise sur base des quatre paradigmes de management qui sont : (1) Le paradigme de fonctionnalité (la planification, l’organisation, la direction et le contrôle) ; (2) Le paradigme d’instrumentalité (le marketing, le budget, la comptabilité, l’informatique, la statistique, la coopération, la communication, etc.) ; (3) Le paradigme de ressources avec les 6 M (matière, méthode, machine, moyens humains, monnaie, marché) ; et (4) Le paradigme de décision ou le paradigme de prise de décision avec les 10 méthodes de la prise de décision[6] ((1)Réfléchir en solo, (2) Analyser les chiffres, (3) Opter pour le collectif, (4) Se tourner vers un tiers, (5) Se fier à son intuition, (6 )Agir, puis réfléchir, (7) Ne pas se décider, (8)Utiliser le mindmapping[7], (9) Faire comme tout le monde, (10) S'en remettre au hasard.

Une synergie des compétences et des matériaux au sein d’une entreprise met en exergue « le management stratégique qui concerne la gestion du marché par la stratégie (c'est aussi une vision externe de la gestion) ; et le management opérationnel qui concerne la gestion des processus propres à l'entreprise (c'est une vision plus interne centrée sur l'organisation) »^[8].

De nos jours, le management s’articule autour des approches suivantes : la gestion axée sur les objectifs et la gestion axée sur les résultats. Par ailleurs, il y a de plus en plus l’utilisation de l’expression la gestion axée sur les impacts sociaux.

Une entreprise est schématisée par son organigramme qui est un outil important pour sa compréhension, voire de la connaissance de la bibliologie institutionnelle[9] et, par conséquent, la communication des organisations. L’organigramme est aussi une représentation des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques d'un organisme qui sert à indiquer la répartition des responsabilités en précisant les tâches entre les postes, et les relations de commandement qui existent entre eux.

Certes, à ce stade, il sied de mentionner que l’organigramme est le point d’ancrage commun aussi bien d’un centre d’information que d’un service d’archives. En fait, pour leur opérationnalisation chacun d’eux a besoin de maîtriser la structure managériale, or cette maîtrise est fonction de l’exploitation judicieuse de l’organigramme. Ceci nous amène dire que l’analyse du flux informationnel au sein d’une organisation passe impérativement par la compréhension de son organigramme qui est autant une source de création des documents d’archives dans la traçabilité managériale et la plateforme en vue de concevoir et de réaliser des stratégies de communication sur la productivité de l’entreprise et de la communication sur la visibilité de l’organisme par le biais de la communication professionnelle.

 La gestion comme discipline scientifique se construit sur base d’un ensemble de théories telles que: (1) L'école classique ; (2) Le courant psychologique ;(3) L’école néo-classique ; (4) Les théories des systèmes et de la décision ; (5) L’école sociotechnique ; (6) Le néo-taylorisme ; (7) L’entreprise et les psychopathologies ; (8) La pensée japonaise et ; (9) Les organisations capitalistiques asiatiques.

La bibliologie a grandement soutenu l’histoire de la gestion. En fait, Frédéric Winslow Taylor s’est inspiré du système de classification inventé parMelvil Dewey  en 1872 (Classification Décimale de Dewey) qu'il avait découvert à Phillips Exeter Academy. Taylor, en s'engageant dans des expériences d'organisation du travail,  s’est inspiré de la hiérarchie des connaissances établies par Dewey pour mettre en place son organisation scientifique du travail. Celle-ci a trouvé un domaine d'application naturel dans le cadre de la révolution industrielle du XX^e siècle. En outre, les recherches conjointes du management et de la bibliologie  ne renseignent qu’un autre point de convergence entre les deux est l’exploitation de la théorie de la systémique.

De nos jours, face aux problèmes liés à l’évolution, l’entreprise a un rôle important à jouer. Celui-ci est dans la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise  (RSE) que la Commission Européenne explicite en ces mots : ce qui est appelé la responsabilité sociale des entreprises, c’est un  concept dans lequel les entreprises intègrent les préoccupations sociales, environnementales et économiques dans leurs activités et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes sur une base volontaire. Cette approche économique va de pair aussi avec le marketing sociétal.

1. 4.   L’écrit d’entreprise

Dans une organisation, l’analyse de l’écrit peut se faire à travers les deux paradigmes fondamentaux de l’écrit que sont  l’écriture et la lecture ; alors que les deux paradigmes de la bibliologie sont l’écrit et la communication écrite. L’écriture et la lecture en milieu professionnel sont aussi des thèmes de recherche en bibliologie.

S’agissant de l’écriture professionnelle, Anne Kail estime que l’écrit d’entreprise ou l’écrit professionnel, met l’accent sur le fait que « chaque formation d'écriture en entreprise correspond à une demande particulière (apprendre à rédiger des correspondances dans les règles de l'art ou découvrir comment établir rapidement des rapports, etc.) qui est définie lors d'un rendez-vous spécifique. Toutefois, l'écriture littéraire ou plus encore administrative repose sur trois principes : (1) Clarifier la pensée avant de rédiger quelque écrit que ce soit ; (2) Savourer le plaisir d'écrire qui permet de goûter à la musique des mots ; (3) Faire connaissance avec les aspects techniques de l'écriture professionnelle »[10].

L’auteur paraphrase son schème en notant que l’écriture « permet (…) de vivre et de vérifier l'adage de Nicolas Boileau selon lequelce qui se conçoit bien s'énonce clairement et les mots pour le dire viennent aisément. Le but est de découvrir le plaisir d'écrire à travers les exercices centrés autour de l'art du récit. Pour les aspects techniques de l’écriture professionnelle, le but est de connaître les principaux types d’écrits professionnels »[11].

Le second paradigme de l’écrit, tel qu’évoqué plus haut, est sans doute la lecture qui est l’activité de compréhension et de l’appropriation d’une information  écrite. Celle-ci est en général une représentation  du langage sous forme de symboles  identifiables par la vue et par le toucher. D’autres types de lecture s’appuient sur d'autres formes de langage, par exemple celle de partitions de musiques ou de pictogrammes.La lecture en milieu professionnel est caractérisée par la concision, un style simple et peu académique. Elle concourt à l’appropriation des écrits soit archivistiques, soit bibliothéconomiques, soit encore légistiques ou documentaires.

Dans le cadre de nos activités au bureau de représentation de la Banque mondiale à Kinshasa, nous avons conçu pour le Centre d’information de cette institution de Breton Woods le credo suivant : La lecture réduit la pauvreté et favorise le développement pour ainsi démontrer la corrélation qui existe entre le développement et la lecture.

1. 5.   La communication écrite et la communication des organisations

 L’histoire scientifique de la bibliologie révèle aussi que les Arabes ont influencé la construction de cette discipline grâce aux travaux d’Ibn an-Nadim à travers son Encyclopédie de l’Islam en 936ap.J.-Cet la publication sur la description bibliographique le Firbrist et, par la suite, aux recherches d’Al-Kalkashandi entre 1355-1418 ap. J.-Cqui produisirent les publications sur le droit, la littérature et la bibliologie. Sa plus grande contribution est son Essai sur l’étude  du système de communication écrite. A ce propos, Dominique Zidouemba a écrit que «  [Al-Kalkashandi] analyse les différents éléments qui interviennent dans l’acte d’écrire, depuis la représentation mentale de la pensée dans l’esprit de l’auteur, sous forme d’image mentale, jusqu’à son inscription sur un support matériel d’image graphique. Il explique aussi les composantes du système d’inscription, à savoir les outils d’écriture, les produits inscrivants et la physiologie de l’écriture »[12].

          Dans le cheminement de la quête scientifique de l’écrit comme objet de l’heuristique épistémologique, nous avons démontré dans le numéro 79 de la Revue Bibliologie, Schéma et Schématisation que Gabriel Naudé a été le premier à chercher à théoriser sur l’écrit en utilisant les approches bibliographique et bibliothéconomique. Pour étayer ce point de vue, nous avons retenu ses publications intitulées respectivement  Advis pour dresser une bibliothèqueen  1627  et Bibliographia politica en 1633.Par la suite, les travaux de Gabriel Peignot, de l’Abbé Rive, d’Aldrovandi, d’Ernest Röthlisberger, de Nicolae Roubakine, de Paul Otlet ont inauguré les clarifications conceptuelles, théoriques et méthodologiques de l’écrit dans ses dimensions épistémologiques. A cet effet, la publication intitulée : Petite anthologie francophone de la Bibliologie de 1998 de Robert Estivals constitue une référence pour la connaissance des penseurs bibliologues, notamment les bibliologues pré-estivaliens.

         Robert Estivals, avec l’Association Internationale de Bibliologie, a conduit à une synergie universelle de compétence et d’intelligence, permettant d’étendre le champ explicatif de la bibliologie à travers la planète.Notre contribution en bibliologie consiste aussi à mettre en exergue les considérations épistémologiques à travers les deux approches ci-après: (1) L’approche paradigmatique qui permet de contribuer à la consolidation endogène de la bibliologie comme une des sciences de l’information et de la communication dans un environnement des Sciences de l’infocom envahi par la prédominance de l’orientation masse-médiatique ; et (2) L’approche syntagmatique qui est construite pour expliquer l’interdisciplinarité de la Bibliologie à travers d’autres disciplines telles que la philosophie, le droit, les mathématiques, l’économie, l’histoire, la logique, la littérature, l’épistémologie, etc.

          La Communication des organisations ou la Communication des entreprises est une des strates constitutives de la communicologie. Elle se focalise sur l’internalité et l’externalité des stratégies à concevoir en assurant ainsi la survie et la pérennité de l’entreprise ou de l’organisation. A l’intérieur, la communication des organisations contribue à la productivité de l’entreprise et, avec l’approche extérieure, elle participe à l’amélioration de l’image de l’entreprise. L’apport de la bibliologie, à travers les archives et la documentation, constitue un élément de grande utilité pour asseoir la communication des entreprises. Ces deux unités bibliologiques servent respectivement de défensive pour le service d’archives et d’offensive pour le centre de documentation.

1. 6.   Les Archives et la Documentation

Les archives se focalisent sur la mémoire managériale de l’entreprise alors que la documentation mise sur la mémoire opérationnelle. Dans une entreprise, les archives sont considérées comme l’expression de la traçabilité managériale appelée le Records Management par les Anglophones. Et à en croire Pierre-Aimé MobemboOngutu, « les archives administratives sont fermées pour la communication et ouvertes pour leur construction alors que  les archives définitives sont ouvertes au public mais sont fermées pour leur croissance documentaire (Fonds d’archives) »[13].

Les archives ont un rapport direct avec la gestion. Pour preuve, il y a le Records Management que nous traduisons en français comme la traçabilité managériale. Beaucoup d’auteurs francophones expliquent le « Records management » comme la gestion des archives administratives. Cependant, il importe de recadrer cette explication en soutenant que le  Records management  est l’ensemble de traces produites et enregistrées en vue de soutenir la gestion. Les archives sont donc l’expression de la gestion.

En outre, les archives sont liées juridiquement au droit à l’information, au droit de l’information et au droit à l’oubli pour leurs  aspects relatifs à la légistique. Le droit à l’information archivistique donne au citoyen l’accès aux informations dont il a besoin pour l’exercice de la gestion de son pays. Le droit de l’information est la disposition légale qui restreint l’accès à l’information archivistique à quiconque, et ce, en respectant les délais de communicabilité. Il a comme fondement la protection des informations personnelles.

Selon Alex Türk, président de la CNIL[14] de 2004 à 2011, le droit à l’oubli serait : une mécanique qui permettrait de préserver la liberté d’expression, la liberté de dire des choses et de changer d’avis, de se retirer d’un système, sur le réseau Internet. Aussi, il s’agirait de pouvoir continuer à affirmer son identité ou son intimité. Pour la gestion de la mémoire numérique, les historiens s’inquiètent. En fait, ils soutiennent qu’« A cause du droit à l'oubli, reconnaît Yves Poullet, l'historien ne pourra pas bénéficier de toutes les facilités offertes par la technologie. Bien sûr, la disparition des sources est le lot quotidien de leur discipline, les historiens eux-mêmes le reconnaissent. En témoigne la Mémoire perdue, la longue liste dressée par l'Unesco, en 1996, des archives et bibliothèques détruites au XX^e siècle »[15].

Pour étayer la problématique de la législation de la communication des documents de gestion, le couple Archiviste–Documentaliste Durand note que « la loi d’accès aux documents administratifs a donné à la communication dans l’administration son fondement juridique en posant le principe du droit à l’information. (…) Cette obligation d’accueil donne aux services d’archives et de documentation une justification supplémentaire (…) »[16].

A propos  de la Documentation, on peut retenir qu’elle a donné naissance soit au Centre de Documentation pour les Francophones, soit à l’Information Center (Centre d’Information) pour les Anglophones. La documentation est née de deux disciplines pragmatiques de la bibliologie, en l’occurrence l’archivistique et la bibliothéconomie. Son apparition est surtout fonction de la loi de l’offre et de la demande ainsi que de la comparaison de ces deux facteurs de la systémique prônant ainsi l’équilibre entre  l’offre  et la demande.

Durant la première moitié du XXème siècle, l’industrialisation entraîne une production d’informations intense. Par conséquent, des techniques de collecte et de traitement de l’information sont élaborées en même temps que se mettent en place les services de documentation autour des pôles économiques. Mais c’est davantage après la Seconde guerre mondiale que l’on assiste à un phénomène d’explosion documentaire : l’accroissement du nombre de documents, toutes catégories confondues, devient exponentiel. Les progrès technologiques, notamment informatiques, offrent aux professionnels de la documentation l’occasion d’augmenter et d’automatiser le travail de collecte, de traitement et de gestion des données.

Au-delà des contributions bibliothéconomiques et archivistiques, la Documentation s’appuie aussi  sur les considérations  journalistiques.

1. 7.   Quelques schémas bibliologiques et communicologiques

         Réaliser des schémas est un exercice de haute facture. L’importance de la schématisation peut être justifiée dans la communication des connaissances et des savoirs scientifiques.

Pour cela Jean-François Vezin note que « La transmission de connaissances scientifiques s'appuie dans la plupart des cas sur une expression non verbale accompagnant l'expression verbale. Et, lorsqu'il s'agit d'aider le lecteur à parvenir à une vue d'ensemble, cette expression non verbale concerne une interrelation de notions, de caractéristiques présentées de telle façon qu'apparaisse ce qui a la valeur de généralité ; il s'agit dans ce cas de schémas »^[17].

L’utilisation des schémas est un support utile à la compréhension et à la résolution des problèmes. En d’autres termes, élaborer des schémas facilite la compréhension et le cheminement de la restitution des connaissances à travers une représentation figurée de celles-ci  en utilisant les  formes et  les dimensions à variables géométriques pour ne reproduire que les caractéristiques valables pour une catégorie d'objets ou de phénomènes.

« La communication des connaissances est le point d’intersection entre la communicologie et l’épistémologie. Ce schéma ci-après démontre l’évolution des phénomènes des sciences de l’information et de la communication à travers les temps. Comme quoi, l’écrit est réellement la composante naturelle et fondamentale de l’infocom. Par ailleurs, l’oralité, la gestualité et l’écriture sont autant les expressions de  la construction des faits et des effets corroborant les SIC »[18].

Ce schéma met en évidence la communauté de la communication des organisations, la communication scientifique et la communication pédagogique avec le point de convergence qui est la bibliologie. En d’autres termes, la Bibliologie est un point d’ancrage pour ces trois genres de communication.

Ce schéma exploite la rationalité convergente unissant les quatre unités d’information et de communication documentaires, à savoir : le Journal Officiel, le Service d’archives, la Bibliothèque et le Centre de documentation ou le Centre d’information. Ces structures sont à la fois les contextes de la gestion et la théorisation de l’information et de la communication.

1. 8.   Des institutions documentaires aux institutions bibliologiques

La conversion des institutions documentaires en institutions bibliologiques se construit à travers une démarche scientifique de la praxéologie à l’épistémologie. Les institutions documentaires sont les lieux d’opérationnalisation de la  médiation entre l’utilisateur et le document alors que les institutions bibliologiques sont des cadres de réflexion et d’observation des phénomènes relatifs à l’écrit et à la communication écrite susceptibles d’être construits, analysés et expliqués dans un contexte scientifique. Quant à l’épistémologie de la bibliologie, on s’en tient à la pensée philosophique soutenant les dispositifs documentaires.

A partir de cet exercice intellectuel, nous allons établir la démarcation entre la pragmatique documentaire et l’épistémologie bibliologique. Pour la praxis documentaire, il est question d’utiliser une batterie d’opérations regroupées en fonctions documentaires pour la gestion de la collection ou du fonds documentaire à travers l’acquisition des documents, le traitement documentaire et la diffusion documentaire.

Ainsi, fort de cette explication, nous consolidons les limites épistémologiques des disciplines opérationnelles : l’archivistique, la bibliothéconomie, la documentation et la légistique par rapport aux entreprises  scientifiques que sont : l’archivologie, la bibliothécologie, la documentologie et le néologisme légistologie. 

La théorie de l’ABC de la documentation a comme fondement les trois Institutions Documentaires que sont les Archives, la Bibliothèque et le  Centre de documentation, (d’où, l’appellation d’ABC). C’est une rationalité qui a son fondement dans la trilogie documentaire, théorie émise par le conservateur Pierre-Aimé MobemboOngutu^[19]. En effet, il est le premier Congolais à avoir mené des réflexions sur un cadre commun regroupant toutes les institutions documentaires. Aussi est-il utile d’enrichir cette réflexion, étant donné que la trilogie documentaire est devenue la théorie de l’ABC de la documentation.

 Nous tenons, par ailleurs, à rappeler particulièrement, en ce qui concerne les archives, que du point de vue conceptuel, la discipline qui s’occupe des archives, a évolué selon les trois termes ci-après : l’archivéconomie, l’archivistique et l’archivologie. A cet effet, Marie-France Luyingi Bobutaka a écrit que « l’archivéconomie tire ses origines du concept bibliothéconomie. Elle était définie comme la science des archives selon l’approche belge. Ellea été également enseignée dans les universités congolaises, notamment dans les Facultés où les sciences historiques ont été organisées.  L’archivistique a été souvent explicitée comme étant soit la pratique et l’art de gérer les archives, soit la discipline ou la pragmatique des archives. Enfin, l’archivologie se veut le cadre épistémologique de la science dont l’objet est les archives »[20].

 La bibliologie est le dénominateur commun de ces trois unités d’information et de communication documentaires. Une autre contribution majeure est la mise en exergue de quatre types de communication renforçant ainsi les considérations communicologiques de la bibliologie.

En fin de compte, l’exercice de nos activités au sein des organisations internationales nous est très avantageux  d’autant plus que nous avons réussi à développer notre sens d’observation. En effet, pour la première fois en 2004,  lors d’un voyage de travail à Washington au siège de la Banque mondiale, nous avons été agréablement surpris de constater, dans une même structure organique, le fonctionnement des différentes institutions documentaires, en l’occurrence la bibliothèque, le service d’archives, le centre de documentation, le service de traduction de textes, le service de  légistique avec les écrits juridiques, la librairie, etc.

De là, nous avons pensé à la construction de la théorie de la Bibliologie institutionnelle qui consiste à modéliser les unités documentaires œuvrant en synergie bibliologique au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Cette théorie est différente de celle émise sur Les institutions bibliologiques qui exploite alors une approche autonomiste des unités d’information et de communication documentaires comme structures bibliologiques indépendantes. C’est ainsi que nous avons regroupé les cinq types suivants d’institutions : les institutions bibliologiques de production, les institutions bibliologiques de matérialisation ou éditologiques, les institutions bibliologiques de commercialisation, les institutions bibliologiques de communication, les institutions bibliologiques de conservation et les institutions bibliologiques de commercialisation ou de bibliopolie.

1. 9.   La stratégie bibliologique dans la communication des Organisations

La Documentation et les Archives sont des plateformes bibliologiques au service de la communication des organisations à travers ses deux composantes : la communication interne et la communication externe.La documentation assure la fonction d’éveil à l’entreprise, alors que les archives jouent la fonction de réveil.

Pour la communication interne, la veille médiatique ou le media monitoring réalisé par le documentaliste ou le recherchiste ou encore l’informatiste est une activité de sélection  de la production des médias imprimés et en ligne pour informer les employeurs et les employés de l’actualité afin de participer à la croissance de la productivité au sein de l’entreprise. La réalisation de la médiamétrie offre à l’entreprise la possibilité d’avoir le feedback des médias sur son impact social, son image, ses activités, etc. Quant à l’archiviste ou le Records Manager, son rôle est de conserver les informations stratégiques et confidentielles des employés et de l’employeur.

Pour soutenir la stratégie de communication extérieure, il convient de retenir que le documentaliste organise les activités telles que le brainstorming, le meanstreaming, l’open discussion, la projection des supports audiovisuels et multimédias, etc. alors que pour cette même approche externe, l’archiviste de l’entreprise ne participe qu’en cas de contentieux entre l’entreprise et les tiers afin de soutenir son organisation à côté de l’avocat conseil.

Dans la stratégie de la communication des organisations, l’archiviste et le documentaliste jouent le rôle de l’oreille, de la bouche et des yeux de l’entreprise. Et il sied de rappeler que dans cette stratégie communicationnelle, le porte-parole officiel de l’organisation doit être désigné pour la communication officielle, sinon l’employeur ou la personne habilitée. Toutefois, avec la nouvelle approche de gestion selon le modèle asiatique, tout employé dans l’entreprise doit s’approprier les activités de l’entreprise pour sa promotion ou sa publicité.

Conclusion

 Les sciences de l’infocom exploitent aussi bien le volet de la recherche universitaire que celui de la praxis professionnelle. La communication des organisations et la communication de l’entreprise s’appuient fondamentalement sur l’impact de l’écrit et de la communication écrite pour la réussite et la pérennisation d’une institution ou d’une structure de production des services et des biens. C’est ainsi que nous confirmons que la bibliologie participe réellementà la réalisation de l’objectif assigné dans la communication des organisations. Ce qui fait qu’un bibliologue est bel et bien un communicologue des entreprises ou un communicologue des organisations.

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[1] Louise-Noëlle Malclès, La Bibliographie, Paris, PUF, 1977, p. 7

[2]Jean-Pierre Bouilloud et Bernard-Pierre Lecuyer, L’invention de la Gestion, Paris,L’Harmattan, ‎ 1994, p. 65.

[3] Robert Estivals, La Communication fonctionnelle dans l’entreprise, Paris, Société de Bibliologie et de Schématisation, 1996, p.5.

[4] Bob Bobutaka Bateko, Communication politique, Communication des organisations, Communication sociale et Communication scientifique, Paris, Edilivre, 2018, p. 106.

[5]Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques, Définition de l’entreprise, http://www.insee.fr/fr/methodes/default.asp?page=definitions/entreprise.htm, consulté le 31 décembre 2013 à 14h23.

[6] Journal du Net, Les 10 méthodes de la prise de décision, http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/prise-de-decision/, consulté le 25 décembre 2013 à 18h35.

[7]Une carte heuristique (ou carte cognitive, carte mentale, carte des idées). C’est un schéma, supposé refléter le fonctionnement de la pensée, qui permet de représenter visuellement et de suivre le cheminement associatif de la pensée. Cela permet de mettre en lumière les liens qui existent entre un concept ou une idée, et les informations qui leur sont associées. Sa structure est en fait un diagramme qui représente l'organisation des liens sémantiques entre différentes idées ou des liens hiérarchiques entre différents concepts. À l'inverse du schéma conceptuel (ou la carte conceptuelle, concept map en anglais), les  mindmaps offrent une représentation arborescente de données imitant ainsi le cheminement et le développement de la pensée.

[8] Wikipédia, Management, http://fr.wikipedia.org/wiki/Management, consulté le 05 janvier 2014 à 12h32.

[9] La Bibliologie institutionnelle est une approche de la bibliologie qui explique les phénomènes de l’écrit  et la communication écrite dans une entreprise ou une organisation. Elle est différente des institutions bibliologiques.

[10]Anne Kail, Formation en entreprise, http://anne.kail.free.fr/formation_ecriture_aide_redaction/formation_ecrit_entreprise.html, consulté le 18 janvier 2014 à 16h32.

[11] Ibidem

[12]Dominique Zidouemba, Histoire de la Bibliologie : de l’école médiévale Arabo-Musulmane à l’école francophone, jusqu’aux années 1980 in Revue de la Bibliologie, Schéma et Schématisation : Le Cycle inter- séculaire du libéralisme et du communisme : vers la lutte finale ?, n* 79, Paris, L’Harmattan, 2013, p.74.

[13] Pierre-Aimé Mobembo, Cours de Séminaire en Archivistique, Institut Supérieur de Statistique de Kinshasa, Section des Sciences et Techniques Documentaires, inédit, 1990-1991.

[14] La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) est une autorité administrative indépendante française. Elle est chargée de veiller à ce que l’informatique soit au service du citoyen et qu’elle ne porte atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. Elle exerce ses missions conformément à la loi n* 78–17 du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004.

[15]Fabienne Dumontet, Le "droit à l'oubli numérique" inquiète les historiens in le Monde, Le monde culture et idées, le 03.10.2013 à 19h22, http://www.lemonde.fr/technologies/article/2013/10/03/le-droit-a-l-oubli-numerique-inquiete-les-historiens_3489513_651865.html, consulté le 25 Avril 2014 à 19h45.

[16] Françoise Durand-Evrard et Claude Durand, Guide pratique à l’usage de l’Archiviste-Documentaliste. Un exemple concret : les communes, Paris, Lavoisier, 1985, p.297.

[17] Jean-FrançoisVezin, Schématisation et acquisition des connaissances  In Revue française de pédagogie, Vol. 77, Oct-Nov. 1986. p. 71.

[18] Bobutaka Bateko Botako-babo, Paul Otlet et Robert Estivals : Contribution à la construction de l’épistémologie de la Bibliologie aux  Sciences de l’Information et de la Communication,Thèse de doctorat, Département des Sciences de l’Information et de la Communication, Faculté des Lettres et Sciences Humaines, Université de Kinshasa, Kinshasa, 2015, f. 550.

[19] Pierre-Aimé MobemboOngutu est un Congolais de Kinshasa qui a révolutionné le métier d’archiviste en RD. Congo. Il a bénéficié de plusieurs voyages quandil était Président de l’Association Congolaise des Bibliothécaires, Archivistes, Documentalistes et Muséologues. Mobembo a aussi théorisé sur la trilogie Documentaire et la trilogie Archivistique.

[20] Marie-France Luyingi Bobutaka, Application des champs de Recherche de Carol Couture aux travaux défendus en archivistique à l’Institut Supérieur de Statistique de Kinshasa, Institut Supérieur de Statistique de Kinshasa, Section des Sciences et Techniques Documentaires, Option : Archives,  Mémoire de Licence (Bac+5) Dirigé par le Professeur Denis Nzokantu et l’Assistant Marie-Raphaël Wolo-Wolo, Kinshasa, 2006, f.42.