Delphin Bateko(delphinbateko@yahoo.fr)

Le terme "documentation" vient du mot latin "docere"[1] qui signifie enseigner, apprendre. Le dictionnaire Universel définit la documentation comme étant "action de se documenter"[2]

"Le terme documentation  recouvre deux concepts:

-         l'action de rechercher des documents pour appuyer une étude, une thèse, d'une part et

-         l'ensemble des documents recueillis sur un sujet ou un thème, d'autre partout."[3]

D'après les experts en sciences et techniques documentaires, les documents obtenus peuvent être utiles si seulement ils ont été traités et rediffusés. 

        La situation actuelle de la production, de  la transmission et de l'accès aux informations est tributaire de la convergence de trois phénomènes : l'évolution au cours du transfert des connaissances, qui aboutit à l'explosion des informations ; le développement exponentiel de la  technologie au service du stockage, l'accès aux informations. 

        Le geste et la parole ont été les premiers véhicules de transfert des connaissances. C'est ainsi que, dès la préhistoire, des techniques comme celles de la production du feu, de l'arc et de la flèche ou des calendriers lunaires, ont connu une diffusion mondiale. Cette diffusion s'effectuait lentement. La transmission des connaissances directement d'homme à homme subsiste à notre époque et se développe sous forme de réunions de travail, colloques, conférences, forums, etc., non sans un certain désordre et une coexistence avec d'autres processus de transfert de connaissances.

"Le document écrit, résultat de la “grande invention de l'écriture” (selon l'expression de Marcel Cohen), marque la frontière entre la Préhistoire et l’Histoire. Il s'agit pour l'homme de consigner ou d'enregistrer sur un support ce qu'il détient dans sa mémoire individuelle et d'accumuler au fil des ans le savoir et le savoir-faire de la communauté."[4]

 Les hommes eurent très tôt le souci de conserver, classer, inventorier, collationner ces documents qu'ils produisaient et de rassembler en synthèses cohérentes les informations qu'ils contenaient. 

        Ainsi se constituèrent les grandes archives, les bibliothèques de l'Antiquité, de l'Europe du Moyen âge.

Avec la découverte de l'imprimerie au XVe siècle, on assiste à la fois à une augmentation du nombre des documents et à une diversification de ceux-ci. Ce phénomène est accentué par l'accélération des techniques de reproduction des écrits et de l'image. Avec le développement de l'industrialisation, tous les pays publient des documents écrits dont, pour chacun, le nombre et la qualité varient. Au fur et à mesure de cette explosion, les documents se spécialisent, à la fois dans leur contenu et leur destination, c'est-à-dire en fonction du public auquel ils s'adressent. Un autre phénomène qui explique cette progression est l'alphabétisation des masses qui augmente considérablement le nombre des chercheurs  d'informations.

"Cette prolifération des documents et, par suite, des informations qu'ils contiennent a eu pour conséquence dans un premier temps :

-         une augmentation de la capacité des bibliothèques et des centres de documentation ou services de documentation;

-         une spécialisation de ceux-ci;

-         la substitution de fiches aux livres pour faciliter le classement des informations et par suite leur recherche;

-         la création de services de documentation bibliographique pour faire connaître périodiquement les documents nouveaux".[5]

         Après la Seconde Guerre mondiale, cette structure s'est de plus en plus avérée insuffisante pour relier celui, qui recherche des informations, aux informations existantes dont il a besoin.  A côté des dispositifs existants ont été créés des centres de documentation auxquels ont été assignées des missions déterminées pour lesquelles ils ont été chargés de collecter la documentation utile et de la rendre disponible aux utilisateurs concernés.

        Les fichiers sont vite devenus volumineux et difficilement exploitables à la main, d'où le souhait de mettre à profit la capacité de stockage et de tri des ordinateurs pour palier à ces difficultés. Dès les années 70, la technologie disponible a permis d'interroger “en temps réel” et de façon interactive des banques de données informatisées. L'arrivée récente des micro-ordinateurs, l'interconnexion des réseaux de télécommunication, l'implantation sur des ordinateurs “serveurs” de logiciels de plus en plus “conviviaux” et l'apparition de supports optiques de stockage de grande capacité ont contribué, du moins dans les pays développés, à rendre accessible à un très grand nombre d'organismes et d'individus une masse importante de données. 

        Néanmoins, ces supports modernes se sont ajoutés aux supports imprimés, aux manuscrits, aux images, aux transferts de personnes à personnes. Ce qui entraîne une augmentation du travail d'exploitation et l'apparition de nouveaux métiers dans le processus de mise en relation entre les sources d'information et les utilisateurs. 

        Les périodiques (quotidien, magazine, revue...) ou les publications en série (rapport) et des documents iconographes demeurent parmi les documents les plus importants pour le fonctionnement d'un centre de documentation ou d’un service de documentation.

Il sied de souligner qu'en République Démocratique du Congo (Rdc) l'histoire de la documentation est liée à celle de la bibliothèque. L'aventure de la bibliothèque a commencé dans les années 1890 par les Belges. La première fut la bibliothèque de lecture publique de la mission catholique de Matadi (Bas-Congo), l’œuvre de l'abbé Hooge, premier curé de cette ville. 

        Du point de vue gestion de l'information ou document, nous avons trois institutions documentaires qui s'en occupent, notamment, la Bibliothèque, le Centre de documentation et le Dépôt d'archives.

 

Centre de documentation

         "Le centre de documentation est toute Unité d'information documentaire qui a pour mission essentielle la gestion de l'actualité à travers les périodiques, les rapports, les études. Bref la littérature dite souterraine de manière à consolider ou participer au développement de la macrostructure.

Le centre de documentation est autonome et souvent spécialisé. Son fonds documentaire contient plus des publications en séries et d'autres documents spécialisés.”[6]

Cet outil demande à être conçu, façonné, modelé dans le détail, non pas comme un élément surajouté, mais pour faire corps avec la collectivité-mère dont il fait partie".[7] Sa mission essentielle est d'aider l'entreprise à réaliser ses objectifs.

         Il ressort que son implantation est très coûteuse par rapport à d'autres institutions documentaires.

Du point de vue de la gestion, on peut schématiquement distinguer quatre types de centres.

 Centres nationaux interdisciplinaires. 

        “Les centres de ce type, généralement organisés dans le cadre d'organismes d'État, couvrent l'ensemble des domaines scientifiques et techniques de la connaissance. Ils rassemblent, traitent et diffusent l'ensemble de la documentation nationale et une grande part de la documentation internationale. Les fonctions de collecte et de conservation sont dans ces centres des fonctions essentielles. 

 Centres internationaux 

        Les centres de documentation organisés sur le plan international sont tous des centres spécialisés, agissant dans le cadre de disciplines ou de techniques nettement définies. Bénéficiant généralement de moyens importants du fait de leur financement multinational (nombre de ces centres sont des émanations de grandes organisations internationales), ces centres visent à rassembler l'ensemble de la documentation pouvant exister dans un domaine. Ils emploient souvent des méthodes de traitement de l'information documentaire très modernes, qui leur permettent de faire face au très gros volume d'information recueillie. Ces centres ont parfois également une organisation originale du fait de leur implantation multiple dans les divers pays participants. 

Centres spécialisés. 

         La troisième catégorie dans laquelle les centres documentaires peuvent être rangés est celle des centres travaillant à l'échelon national dans un domaine particulier. Ce type d'organisation est actuellement l'un des mieux adaptés pour répondre à la demande d'information. Parmi ces centres nationaux, on peut distinguer ceux qui, bien qu'ayant un domaine bien défini, ont une vocation nationale du fait du secteur qu'ils couvrent et de la mission qui leur est impartie. 

 Services de documentation. 

        Le dernier groupe dans lequel on peut classer schématiquement les organismes de documentation est celui des services de documentation. Dans ce cas le centre de documentation n'a pas d'existence autonome et il est toujours rattaché à un organisme dont il n'est qu'un service fonctionnel, alors que dans les cas précédents les centres pouvaient avoir une existence autonome. Son domaine est celui  de l'organisme dont il dépend. 

        On trouve des services de documentation attachés à des laboratoires ou centres de recherches, fonctionnant dans le cadre d'entreprises industrielles ou de bureaux d'études. Plus originaux sont les services interentreprises ou organisés dans le cadre d'une profession (souvent par l'intermédiaire d'une chambre syndicale). Ces services de documentation sont essentiels pour la diffusion de l'information car, se trouvant près des utilisateurs ceux-ci peuvent connaître précisément les besoins de ces derniers".[8] .

 

 



[1] Larousse. – Petit Dictionnaire illustré. – Paris : Larousse, 1990. – p.87

[2] Dictionnaire Universel.- Paris: Edicef, 1995.- p 366

[3] Serge Cacaly.- Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation..- Paris : Ed. Natan, 1997.- pp.187-188.

[4] Idem p.187

[5] Serge Cacaly.- Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation..- Paris : Ed. Natan, 1997.- p.187.

[6] Cours de gestion de centre de documentation. - Opcit.

[7] ADBS.- Manuel du bibliothécaire- documentaliste dans les pays en développement; Paris, P.U.F, 1977, p378

[8] Jacques Chaumier.- les techniques documentaires.- Puf: Paris, 1971.- pp. 21-25